Conoscere le regole del whistleblowing, saper gestire correttamente le segnalazioni e garantire un ambiente privo di ritorsioni è una responsabilità che coinvolge dirigenti, dipendenti, collaboratori e consulenti, a prescindere dalla dimensione dell’organizzazione.

A chi si applica il D.lgs. 24/2023: il perimetro degli obbligati

Contrariamente a quanto si pensi, l’obbligo di adeguamento non riguarda solo le grandi aziende o gli enti statali. Secondo quanto indicato nelle Linee Guida ANAC, approvate con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023, devono rispettare le nuove disposizioni tutti gli enti pubblici, senza eccezioni, e determinate categorie di soggetti privati.

Rientrano nel campo di applicazione del decreto le amministrazioni centrali e locali, le società partecipate, le Autorità amministrative indipendenti, gli enti pubblici economici, nonché soggetti come istituti e scuole di ogni ordine e grado, università e Camere di commercio. Anche i concessionari di pubblico servizio e gli organismi di diritto pubblico sono tenuti ad adeguarsi.

Nel settore privato, invece, il criterio principale per l’individuazione dei soggetti obbligati resta quello dimensionale: ogni azienda che, nel corso dell’anno precedente, abbia impiegato almeno 50 lavoratori subordinati, con contratto a tempo determinato o indeterminato, è obbligata ad adottare un sistema interno per la gestione delle segnalazioni e a formare adeguatamente il proprio personale.

Tuttavia, il legislatore è andato oltre: sono tenuti al rispetto della normativa anche quegli enti privati che, pur al di sotto della soglia dei 50 dipendenti, operano in settori considerati particolarmente sensibili (come ad esempio finanza, ambiente, trasporti e prevenzione del riciclaggio) oppure che hanno adottato un Modello di Organizzazione e Gestione ai sensi del D.Lgs. 231/01 (detto anche Modello 231).

Perché la formazione è obbligatoria (e cosa si rischia senza)

L’obbligo di formazione sul whistleblowing non è una raccomandazione etica, ma un adempimento giuridico vero e proprio. Ogni soggetto obbligato è tenuto a garantire che le persone coinvolte nei processi aziendali siano informate su cosa significhi fare una segnalazione, su quali canali devono essere utilizzati, su come viene tutelata la riservatezza e su quali sono i limiti e le garanzie previste per chi segnala. La formazione ha anche il compito di prevenire comportamenti ritorsivi e di chiarire quali condotte sono considerate illecite.

Nel caso in cui un ente non fornisca una formazione adeguata, può incorrere in sanzioni amministrative da parte di ANAC, in quanto aumenta il rischio di inadempimenti o gestione inadeguata delle segnalazioni, esponendo l’ente a tutte le fattispecie sottoposte a sanzione. Inoltre, una segnalazione mal gestita o un sistema interno carente può portare a conseguenze indirette ma non meno impattanti come danni reputazionali e, nei casi più gravi, responsabilità diretta per l’ente, soprattutto se legate al Modello 231. Anche la mancata tutela della riservatezza o l’assenza di un iter procedurale trasparente espongono l’organizzazione a potenziali contenziosi con i dipendenti o a interventi da parte della magistratura.

Sistema interno di segnalazione: formazione e tecnologia devono andare insieme

La formazione da sola non basta. Il decreto prevede espressamente che tutti i soggetti obbligati debbano dotarsi di un canale interno di segnalazione, facilmente accessibile, sicuro e conforme ai principi di riservatezza delle informazioni sensibili.

Per rispondere concretamente a questi obblighi, molte organizzazioni scelgono di adottare strumenti digitali in grado di garantire conformità normativa e semplicità d’uso, come BE Segnalazione, un software che consente di gestire in modo sicuro ed efficiente l’intero processo di segnalazione, garantendo la piena conformità al D.lgs. 24/2023, alle Linee Guida ANAC e al GDPR.

Non si tratta di un semplice strumento informatico, ma di un vero e proprio presidio di compliance, in grado di garantire la tracciabilità e rispettare i rigorosi livelli di riservatezza dei dati imposti dalla normativa. La sua adozione, combinata a una formazione mirata e certificata, rappresenta oggi una best practice per garantire conformità e gestione responsabile del rischio.

Come scegliere la formazione sul whistleblowing: criteri e opzioni per ogni organizzazione

La scelta della formazione più adatta dipende da diversi fattori: il livello di rischio legato alle attività dell’ente, la struttura organizzativa, il ruolo dei destinatari e il grado di maturità del sistema di whistleblowing interno. È fondamentale individuare un percorso formativo coerente con le esigenze operative dell’organizzazione.

Per i dipendenti, collaboratori e consulenti, può essere sufficiente una formazione base, focalizzata su cosa significa fare una segnalazione, quali canali utilizzare, quali tutele sono previste e come evitare comportamenti ritorsivi. I dirigenti, i responsabili della gestione delle segnalazioni, i referenti 231 o RPCT necessitano invece di una formazione avanzata, che approfondisca aspetti normativi, procedurali, tecnici e di gestione del rischio.

Anche la modalità di erogazione della formazione può essere adattata in base alle esigenze operative dell’ente:

• autoapprendimento online: una soluzione flessibile, accessibile in qualsiasi momento, che consente ai partecipanti di seguire i moduli formativi in autonomia;
• aula virtuale (live streaming): modalità sincrona, con docente in diretta, utile per approfondimenti specifici, interazione con i partecipanti e confronto su casi pratici. Particolarmente adatta a referenti interni e ruoli con responsabilità operative o decisionali.
• formazione personalizzata o blended: combinando autoapprendimento e sessioni interattive, è possibile costruire percorsi formativi su misura, calibrati su contesto, ruoli e obiettivi dell’organizzazione.

Superato l’iniziale periodo di transizione alla nuova normativa, per l’anno in corso e gli anni a venire non ci saranno più margini di tolleranza per chi non si è adeguato. Agire ora sulla compliance aziendale non è solo una scelta prudente, ma un dovere strategico per tutelare l’ente, prevenire sanzioni e promuovere una cultura aziendale trasparente e responsabile.

Se desideri comprendere in modo approfondito tutti gli aspetti della normativa, capire come gestire correttamente le segnalazioni e fornire una formazione sul whistleblowing efficace al tuo team o alla persona responsabile dei relativi adempimenti, ti suggeriamo di dare uno sguardo al nostro corso completo e aggiornato sul whistleblowing secondo il D.lgs. 24/2023.

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