Secondo il PMI Annual Global Survey on Project Management, il 21% dei project manager utilizza l’AI nella gestione dei progetti, mentre l’82% dei senior leader afferma che, entro il 2028, l’intelligenza artificiale avrà un impatto sulle modalità di gestione dei progetti all’interno delle proprie organizzazioni.

Sicuramente la diffusione della Generative AI, lanciata con il rilascio di ChatGPT nel novembre del 2022, ha accelerato l’impatto dell’intelligenza artificiale sulla professione del project manager.

Da allora abbiamo iniziato ad esplorare la relazione tra intelligenza artificiale e project management e tutte le sue possibili applicazioni. Il panorama che si è delineato è tanto affascinante quanto complesso. In questo breve lasso di tempo, l’integrazione dell’AI ha aperto la strada ad una serie di opportunità, che porteranno ad un’evoluzione senza precedenti delle tecniche di project management.

Il cambiamento è imminente: entro il 2030 l’80% delle attività di project management sarà gestito dall’AI, grazie ai big data e al machine learning. È quindi necessario prepararsi a cambiamenti radicali.

Sono già tantissime le start up specializzate nell’analisi dei dati che forniscono ai PMO soluzioni per semplificare e migliorare l’efficienza delle funzioni gestionali. L’esempio più famoso è quello del Presidente Macron, che dichiaratamente utilizza le tecnologie digitali emergenti per gestire e monitorare l’avanzamento dei progetti pubblici francesi.

Tre modi in cui l’intelligenza artificiale può aiutare i project manager

Dall’analisi pubblicata sulla Harvard Business Review, emerge che ogni anno vengono investiti circa 48.000 miliardi di dollari in progetti. Tuttavia, solo il 35% di questi si conclude con successo. Lo spreco di risorse e i benefici non realizzati del restante 65% dipendono dal basso livello di maturità delle tecnologie disponibili per la gestione.

Ipotizzando che un’integrazione dell’intelligenza artificiale e di altre tecnologiche innovative possa aumentare la percentuale di successo anche solo del 25%, i risultati sarebbero quantificabili in trilioni di dollari di valore e benefici per le organizzazioni, le società e gli individui.

Come l’AI potrebbe supportare i project manager nella gestione dei progetti?

Automazione delle attività ripetitive

Il primo grande vantaggio dell’applicazione degli strumenti di AI nella gestione dei progetti è nell’automazione delle attività ripetitive. I project manager sono spesso coinvolti in compiti “amministrativi”, che assorbono tempo ed energie. Si pensi alla gestione della documentazione, alla pianificazione delle riunioni o ancora all’assegnazione delle risorse. L’intelligenza artificiale consente l’automazione di queste attività, permettendo al project manager di concentrarsi su aspetti di natura strategica. Un sistema basato sull’AI può gestire automaticamente la creazione e l’organizzazione di documenti, garantendo che tutti i membri del team abbiano accesso alle informazioni più recenti in modo tempestivo. Questa automazione non solo aumenta l’efficienza ma riduce anche il rischio di errori umani.

Ottimizzazione delle risorse

Come può l’intelligenza artificiale aiutarci a gestire in maniera ottimale le risorse del progetto?

Attraverso algoritmi intelligenti, l’AI analizza le competenze, le disponibilità e le preferenze dei membri del team. Sulla base dei risultati delle analisi, può consigliare l’assegnazione di compiti e responsabilità, in un’ottica di efficienza complessiva. Se un membro del team ha dimostrato una particolare abilità nella risoluzione di uno specifico problema, l’AI permette di assegnargli automaticamente compiti che sfruttano le sue competenze, potenziando le performance.

Analisi predittiva per la previsione del rischio

Gestire un progetto implica la gestione dei rischi associati. L’AI entra in gioco con la sua capacità di analisi predittiva, che consente ai project manager di anticipare e affrontare i cambiamenti in modo proattivo. Analizzando dati storici e attuali, l’AI identifica tendenze e modelli che potrebbero influire sul progetto. Ad esempio, se in passato è emerso che determinati ritardi sono spesso causati da specifiche condizioni meteorologiche, l’AI può allertare il project manager quando le condizioni avverse hanno maggiore probabilità di verificarsi, suggerendo azioni preventive. Questa previsione accurata del rischio consente ai team di progetto di sviluppare strategie di mitigazione più efficaci.

Supporto alle attività di pianificazione

Il PMI, in un articolo dedicato alle applicazioni di Generative AI nel project management, mostra alcuni strumenti che è possibile impiegare per svolgere attività specifiche nell’ambito della pianificazione di progetto, definendone finalità e impatti.

Cosa ostacola l’adozione delle nuove tecnologie?

Affidare parte delle decisioni e delle responsabilità a sistemi automatizzati può risultare inizialmente disorientante. La transizione richiede un cambiamento culturale, un ripensamento delle dinamiche di squadra e una chiara comprensione del valore aggiunto che la tecnologia è in grado di produrre.

Con un aumento esponenziale della quantità di informazioni sensibili gestite da sistemi di AI, la protezione dei dati è un aspetto da attenzionare. Spesso, l’assenza di una validata strategia di sicurezza informatica, ostacola l’adozione delle nuove tecnologie. Inoltre, il passaggio ad un ambiente di project management guidato dall’intelligenza artificiale, richiede lo sviluppo di una serie di nuove competenze. Se le aziende non hanno a disposizione sufficienti risorse da investire in adeguati piani formativi aziendali, le potenzialità della tecnologia non avranno una base da cui svilupparsi.

La collaborazione tra l’intelligenza artificiale e i professionisti del project management promuove un ambiente di lavoro più agile e innovativo. Tuttavia, la trasparenza, l’accountability e la sicurezza devono essere prioritari per garantire un’applicazione etica e responsabile della tecnologia.

Abbiamo parlato di intelligenza artificiale anche qui:

• Come sfruttare la potenza della Generative AI per ottimizzare la gestione dei progetti
• Manager Learning vs Machine Learning: il potenziale dell’artificial intelligence
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