Il kick off meeting (o riunione di avvio progetto per coloro che non amano gli anglicismi) è la prima riunione operativa di progetto che ne sancisce di fatto l’avvio formale.

Inutile negare che iniziare un nuovo progetto è sempre un’esperienza positiva. Nuove sfide, nuove motivazioni, nuovi obiettivi, nuovi compagni di viaggio. Insomma, per molti (incluso il sottoscritto), è una delle parti più eccitanti della storia.

Ma affinché la storia abbia anche un lieto fine, bisogna prestare attenzione a partire con il piede giusto, non tanto perché come recita il noto proverbio “chi ben comincia è a metà dell’opera”, ma perché riunite al tavolo del kick off meeting potresti avere persone dal background ed esperienze molto disomogenee; il collega della funzione marketing, il gruppo di analisti sviluppatori dall’area IT, l’esperto di controllo di gestione, il delegato della supply chain, lo sponsor, qualche manager. E’ quindi importante impostare la riunione nel modo più appropriato e far si che obiettivi, ruoli, compiti e responsabilità siano chiari a tutti.

In questo post ti presento una check list di cose da fare assolutamente durante il kick off meeting. E lo farò avvalendomi di una infografica della nutcache, azienda che ha sviluppato alcuni interessanti tool software per l’agile project management.

COME PREPARARE IL KICK OFF MEETING: DUE SEMPLICI REGOLE

In vista del kick off meeting è buona norma rispettare due semplici regole, spesso trascurate anche in contesti apparentemente molto strutturati, utili affinché la tua riunione non si trasformi in un qualcosa di ingestibile. Si tratta davvero di due semplici accorgimenti che, se attuati, cambiano radicalmente il senso della riunione.

Regola numero 1: invita solo i portatori di interesse e chi può dare contributi di valore alla riunione.

Il kick off meeting non deve essere una sorta di assemblea ordinaria di progetto dove si conta sulla “numerosa partecipazione” né un raduno per pochi intimi. Alla riunione dovranno essere presenti gli stakeholder (probabilmente non tutti) e, aggiungo, qualsiasi altro soggetto che possa fornire al tavolo contributi di valore.

Regola numero 2: con qualche giorno di anticipo distribuisci ai partecipanti l’agenda del meeting e le informazioni rilevanti in tuo possesso relative al progetto (obiettivi e schedulazione di massima, budget, ecc.)

Evita l’effetto sorpresa, credimi non serve a nulla. Se invierai con tre/quattro giorni di anticipo le informazioni rilevanti relative al meeting le persone avranno tempo di documentarsi, riflettere e, probabilmente, preparare domande che siano focalizzate e non frutto di brainstorming improvvisati al momento.

UNA CHECKLIST PER GESTIRE IL KICK OFF MEETING

Come anticipato, ti riporto una semplice ed efficace checklist a sette punti da avere a portata di mano durante la gestione del kick off meeting. Si tratta di una infografica molto intuitiva che rende bene l’idea di cosa debba essere fatto durante la prima delle riunione operative di progetto.

Ti riporto di seguito la mia lettura dei sette punti presentati nella check list.

Step 1: identificazione del progetto

Beh, può sembrare banale, ma accertarsi che sia noto a te e agli altri il nome del progetto, il nome del cliente e chi guiderà determinate azioni è il primo passo per fare chiarezza.

Sono informazioni basilari, ma assicurati che siano presenti nei documenti che hai distribuito ai partecipanti e che non vi sia alcun dubbio in merito.

Step 2: bisogni ed aspettative del cliente

Durante il meeting dovranno essere condivisi con i partecipanti i bisogni e le aspettative “iniziali” del cliente. E’ importante documentare tali informazioni per poi gestirle durante tutta la durata del progetto. Sarebbe illusorio (e anche un po’ ingenuo) pensare che tali bisogni non cambieranno nel corso del tempo. In tanti accarezzano il sogno di “congelare i requisiti”, ma la realtà ci dice che le esigenze cambiano e sta al project manager gestire questo fenomeno.

Step 3: definisci l’ambito del progetto

Definisci in modo chiaro e, se possibile, inequivocabile l’ambito del progetto. Chiarisci cosa rientra nel contratto e cosa non rientra. Traccia i confini. Questo ti renderà meno esposto sia al fenomeno del gold plating, ossia la tendenza a fare di più di quanto concordato inizialmente con la committenza, che al fenomeno dello scope creep, ossia la tendenza a far slittare l’ambito a fronte di continue richieste di modifica dovute ad una definizione non chiara dei prodotti.

Step 4: condividi una schedulazione di massima

Al kick off meeting probabilmente non avrai già tutte le informazioni per poter presentare una schedulazione di dettaglio, in ogni caso è opportuno presentare ai partecipanti una schedulazione di massima ed indicare, ad esempio, le milestone principali del progetto.

Step 5: acquisisci informazioni sul budget

Conosco tanti project manager che fanno il loro lavoro senza avere informazioni precise sul budget allocato per il progetto. In alcuni casi il problema è che l’imprenditore a capo dell’azienda non vuole condividere in modo trasparente queste informazioni con il proprio responsabile di progetto (questo accade principalmente nelle aziende medio-piccole). Chiaramente non condivido questo approccio, ritengo che il responsabile di progetto debba pretendere di conoscere il budget assegnato per poter esercitare il proprio ruolo e che questa informazione debba essere nota fin dal kick off meeting.

Step 6: conosci il tuo team

Al kick off meeting saranno presenti molte delle persone con le quali lavorerai a stretto contatto durante il ciclo di vita del progetto. Approfitta dell’occasione non solo per conoscerli personalmente e stringere loro la mano, ma anche per costruire la tua lista con nomi, cognomi, indirizzi di posta elettronica, numeri di telefono e qualsiasi altra informazione possa essere per te utile a conoscere inizialmente il tuo team.

Step 7: ascolta, rifletti, migliora

Durante il kick off meeting avrai la straordinaria opportunità di raccogliere i contributi da parte di tutti gli stakeholder di primaria importanza per il progetto. Ci saranno osservazioni, obiezioni, critiche. Ascolta tutto e tutti con spirito costruttivo e rifletti su come rivedere quanto prodotto nell’ottica del miglioramento. Dato che questa è una linea di condotta che che dovresti mantenere durante tutto il progetto e bene impostarla fin dall’inizio.

E’ tutto.

A presto!