Negli anniย mi sono confrontato con tantissimi professionisti che, proprio come te, hanno la responsabilitร di portareย a termine e con successo iniziative progettuali condotte per l’organizzazione di appartenenza o nella piccola/media impresa diย loro proprietร .
Le esperienze condivise sono state tante, cosรฌ come gli argomenti discussi.ย Ho notato che alcuni temi – per caritร di grande importanza, spesso legati alle variabili fondamentali quali tempo, costi, ambito, qualitร , ecc. -, infiammano gli animi. Altri invece, a mio avviso altrettanto importanti, sonoย alquanto sottovalutati. Uno di questiย รจ relativo allaย performanceย delle persone, sia riferita aiย singoli cheย al team nel suo complesso.
“Cosa posso fare perย ottenere di piรน dalle mie persone? Come posso essere piรน incisivo sulle attivitร ? Come posso elevare la performance di gruppoย ad un livello superiore?”
Aย domande di questo tipo rispondo sempre allo stesso modo: Devi imparare a guidare.
Si hai capito bene. Devi imparare a guidare le persone che lavorano sul tuo progetto ed improntare la tua gestione orientandola alla performance.
Devi essere in grado di agire sulle dinamiche di gruppo per fare in modo che il team sia polarizzatoย nella giusta direzione, influenzando e modificando il comportamento dei singoli.
Detta in altri termini, devi esercitare la tuaย leadership sui progetti da te gestiti.
Sul concetto di leadership esiste una bibliografia sconfinata. E’ un argomento complesso, che puoi approfondire leggendo e consultando fonti accreditate. Quello che a me interessa trasferirti oggi sono alcuni spunti di riflessione, chiaramente contestualizzati alla gestione dei progetti.
Amministratore o Guida: perchรฉ รจ necessario sviluppare una forteย leadership per essere un project manager di successo?
In azienda sono pochi i ruoli che, al pari del project manager, sono cosรฌ “centrali”.ย Il tuo lavoro รจ importante e complicato al tempo stesso.
E’ solo grazie all’esecuzione dei progetti che un’organizzazione implementa la propria strategia. Il livello diย competenza in project management di un’azienda puรฒย decretarne il successo o il fallimento. Ed il fallimento รจ spesso legato ad una conduzione non appropriata delle persone.
Lavoro da anni sui progetti ed ho avuto modo di confrontarmi con tantissimi professionisti. I migliori che ho avuto la fortuna di incontrare, quelli capaciย di “cambiare le regole del gioco ed attrarre l’attenzione dei principali stakeholder”, oltre ad essere degli ottimi manager sono anche dei leader eccezionali. Gli altri sono amministratori.
Attenzione, non vorrei essere frainteso, si puรฒย restare “amministratori di progetto” a vita, non c’รจ nulla di male.
Ma se sei ambizioso e vuoi fare il salto che ti porterร ad un livello superiore devi assolutamente imparare a guidare gli altri.
Per questo motivo รจ importante sviluppare una forte leadership per essere un project manager di successo!
La tua prima lezione: guidare le persone รจ un lavoro duro, farlo bene รจ ancor piรน difficile
Non conta quale siaย la posizione ricoperta o l’esperienza accumulata negli anni. Guidare gli altri รจ complicato e la ragione รจ semplice: siamo esseri complicati, diversi gli uni dagli altri, ciascuno con le proprie mille sfaccettature.
Per questo credo che non basti leggere un buon libro o seguire un buon corso per diventare un leader. Certamente lo studio facilita e accelera la comprensione di tutta una serie di fenomeni che riguardano il contesto (e credimi non รจ poco). Libri e corsi possono anche aiutarti a definire la tua personale tabella di marcia e ti consentono di stanare le insidie presenti lungo ilย percorso,ย ma nella realtร dei fatti la veritร รจ che
“la leadership la si acquisisce solo esercitandola e traendo insegnamento da ogni singolo errore che commettiamo lungo il percorso di apprendimento.”
Il mio obiettivo รจ quello di aiutarti a migliorare in modo che tu possa essere un project manager diย successo. Tuttavia, l’obiettivo di acquisire la capacitร ย di guidare gli altriย รจ tra i piรน sfidantiย e comporta un lungo lavoro per il quale,ย eย immagino che a questo punto ti sia chiaro, laย parte piรน difficile toccaย a te.
Come capire se ci sono problemi di leadership sul progetto? Un esempio di KPI molto intuitivi…
I peggioriย disastri osservabili sui progetti hanno poco a che vedere con la gestione dei rischiย o altri elementi di natura tecnico – gestionale.
Secondo una ricerca condotta dalla Ernst & Young l’80% dei problemi che generalmenteย condizionano un progetto fino a decretarne il fallimento รจ riconducibile all’area delle risorse umane.
Per fortuna, osservando il gruppo di lavoro, รจ possibile individuare una serie di atteggiamenti che ci possono fornire indicazioni molto chiare riguardo all’adeguatezza del project manager come leader.
- litigi costanti e propensione a “puntare il dito”
- troppe riunioni, quasi tutte mal gestite
- scarsa conoscenzaย degli obiettivi generaliย (big picture) nel team
- scarso senso di appartenenza
- continue interferenze dei “capi” sulle attivitร senza opportunoย coinvolgimento del PM
- poco coinvolgimento da parte dello sponsor
- scarsa collaborazione
- tendenza aย “bucare” le milestone e ricorso sistematico alla ri-pianificazione come soluzione di emergenza
- attitudine al “non lo posso fare”
- atteggiamento negativo e disfattista al manifestarsi di ogni difficoltร ย (“questa non ci voleva … siamo condannati!!”)
Non esiste un progetto fallito, o in procinto di fallire, che io abbia osservato e per il quale non fossero presenti questo tipo diย atteggiamenti.
Io li considero dei veri e propriย KPI (Key Performance Indicator), qualitativi e molto intuitivi, e ci prestoย molta attenzione.
Ti invito caldamente a fare la stessa cosa; ancheย perchรฉ se sul TUO progetto hai situazioni sintomatiche come quelle descritte dovrai rivedere il tuo modo di guidare il gruppo!
Project Manager e Leader con la “L”: vuoi sapere se possiedi le quattro caratteristiche fondamentali?
Prima di entrare nel dettaglio di cosa รจ possibile fare perย migliorare la TUA efficacia come leader, vale la penaย allinearsi su quattro qualitร fondamentali che fanno di un responsabile di progetto un Leader con la “L” maiuscola:
- Maturitร della leadership
- Consapevolezza strategica
- Impostazione daย “executive”
- Orientamento all’esecuzione
Adesso ti propongo un semplice esercizio.
Ti descrivoย rapidamente i quattro punti e per ciascuno di essiย ti propongo alcuneย domande alle quali ti invito a rispondere con la massima sinceritร .
Ti assicuro che tra cinque minuti avrai le idee piรน chiare riguardo ai tuoi punti di forza e alle aree sulle quali dovrai lavorare per migliorare la tua leadership.
Maturitร della leadership
Il livello di maturitร della leadership รจ manifestatoย dal modo in cui ilย project manager interpretaย il ruolo, ed in particolare daiย comportamenti che assume mentreย guida il team e lavora allo sviluppo del potenziale dei singoli.
Le domande che ti devi porre per capire se il tuo livello di maturitร รจ da Leader con la “L” sono:
- Hai compreso il vero ruolo del leader?
- Saresti in grado di guidare il tuo gruppo anche senza essere investito da autoritร formale?
- Sei in grado di ispirare e motivare gli altri?
- Hai compresoย l’importanza delloย stabilire una cultura orientata alla performance?
- Sei propenso a ricevere e a dare feedback costruttivi?
- Hai un’elevata credibilitร come persona e come professionista?
- Hai compreso le fasi di sviluppo del team?
- Sei in grado di comunicare “verso l’alto” ed in modo efficace con tutti gli stakeholder?
Consapevolezza strategica
Un altro aspetto critico รจ che in molte aziende i project manager non sono coinvolti ed educati all’importanza strategica che il progetto ha per l’intera organizzazione.
In questo caso dovresti chiederti se:
- conosciย il mercato di riferimento e laย posizione che occupa la tua azienda rispettoย ai principali concorrenti?
- sei in grado di collegare le attivitร di progetto agli obiettivi strategici della tua organizzazione?
- aiuti i componenti del tuo teamย ad avere sempre chiaro tale collegamento?
- sei capace di “ascoltare la voce del cliente” e se sei in grado di tradurre le richieste in risultati che aggiungano valore per tutte le parti interessate?
- sei sempre disposto ad ascoltare nuove idee, anche quando queste sembrano sfidare il pensiero convenzionale?
Impostazione da “executive”
Se hai un’impostazione da “executive” vuol dire che saiย relazionarti con dirigenti a qualsiasi livello senza alcun problema. Non ti senti a disagio nel rispondere alle loro domande, non hai alcuna difficoltร ad esporre il tuo pensiero.
Ti rivedi in questa breve descrizione? Prova a rispondere alle seguenti domande:
- Ti senti a tuo agio quando ti relazioni con dirigenti, manager e capi azienda?
- Sei in grado di adeguare la comunicazione scegliendo un livello di dettaglio che sia sempre adeguato?
- Avverti la fiducia da parte dei “capi” anche inย situazioni di difficoltร ?
- Conosci il linguaggio della strategia e sai riportare la “voce del cliente” in modo efficace?
- Nelle situazioni complicate mantieni sempre un atteggiamento orientato alla soluzione dei problemi, evitando inutili giustificazioni?
Orientamento all’esecuzione
La capacitร di lavorare con il team per fare in modo che quanto riportato nel piano diventi realtร รจ, naturalmente, un attributo fondamentale per un responsabile di progetto che voglia essere anche un buon leader.ย Per tale ragioneย quando si parla di “fare” dovresti chiederti se:
- Hai un quadro chiaro su tutto quanto debba essere fatto?
- Hai consapevolezza degli impatti che le attivitร hanno sulleย aree funzionali esterne al progetto?
- Riguardo a tali impatti, ti relazioni periodicamente con i responsabili funzionali? Quando hai parlato l’ultima volta con il capo delle risorse umane? Ti confronti conย il responsabile dell’amministrazione, finanza e controllo di gestione?
- Definisci indicatori di performance che abbiano senso, per te ma soprattutto per gli stakeholder di riferimento?
- Ti affianchi al team nell’individuazione e risoluzione dei problemi al fine di migliorare l’efficacia operativa?
- Tieni periodicamente riunioniย sul miglioramento dei processi operativi?
Bene.ย L’esercizio รจ terminato.
Possiedi quindi le quattroย caratteristiche fondamentali?ย
Io spero di si, ma se cosรฌ non fosse non preoccuparti, hai da questo momento la straordinaria opportunitร diย migliorartiย iniziando il tuo personale percorso di sviluppo della leadership.
Io purtroppo in questa sede non posso offrirti grande supporto (ricorda che la leadership la si acquisisce esercitandola sul campo e prendendo spunto dai buoni maestri …), ma ti posso dare qualche utile suggerimento per sviluppare e migliorare le tue abilitร nelle quattro aree fondamentali.
Sviluppare le quattro caratteristiche fondamentali: qualche utile suggerimento
Come spesso accade nella vita, il miglioramento inizia con la consapevolezza.ย Tieni continuamente sotto osservazione tutti i comportamenti che potrebbero sollevare dubbi sulla soliditร della tua guidaย (i KPI intuitivi …) e rispondi alle domande sulle caratteristiche fondamentali per capire sei sei davvero un Leader con la “L”.
Una volta raggiunta la “consapevolezza”, pianifica la tua crescita, sii padrone del tuo sviluppo professionale, decidi autonomamente sulย tuo futuro.
Utilizza uno o tutti gli acceleratori possibili –ย informati consultando fonti accreditate, studia, segui un corso, chiedi supporto ad un professionista che ti possa seguire con un’azione di coaching mirata – ย ma soprattutto “allenatiย a guidare le persone”.
Dieci utili suggerimenti
Come iniziare? Facile, seguendo qualche utile suggerimento!
- Cerca nella tua azienda un professionista universalmente riconosciuto come leader e fai in modo che diventi il tuo mentore.ย Deve essere una persona che tu rispetti profondamente, in possesso diย tutte le caratteristiche che TUย ambisci aย sviluppare. Se nella tua azienda non รจ presente una persona che rispetti taliย requisiti dovrai giocoforza cercartela all’esterno;
- Usa le domande dell’esercizio precedente,ย sviluppa un questionario sulle quattro caratteristiche fondamentali e chiedi al tuo team di valutarti sulla leadership. Prendi atto dei risultati e considerali come base di partenza per il tuo piano di sviluppo;
- Crea dei piani di sviluppo a partire dai risultati del questionario, circoscrivi chiaramente le aree di miglioramento;
- Instaura una buonaย relazione con lo sponsor in modo da essere sempre aggiornato su comeย il progetto supporta la strategia aziendale. Aggiorna di conseguenza il tuo team;
- Arricchisci le tue letture con articoli e libri che riguardano la leadership e la strategia aziendale;
- Migliora la gestione delle riunioni. Riduci numero e durata degli incontri. Condividi sempre (e preventivamente) l’agenda con i partecipanti;
- Lavora sulla tua capacitร di parlare in pubblico (public speaking);
- Sollecita il team a fornire feedback sulle tue performance. Lavora sulla capacitร di analizzare i risultati in modo oggettivo;
- Migliora la tua capacitร di ascolto attivo;
- Armonizza il tutto e definisci il tuo Progettoย di Sviluppo Personale (PSP). Gestisci il PSP alla stregua di qualsiasi altro progetto: definisci in modo chiaro gli obiettivi, individua il lavoro necessario, i tempi, un sistemaย per monitorare i tuoi progressi. Condividi il PSPย con il tuo mentore e verifica con lei/lui i risultati.
Comeย giร osservato, la leadership – e tutto quanto ruota intorno alla capacitร di guidare le personeย condizionandone i comportamenti – offre tantissime opportunitร di discussione e confronto. Con questo articolo ti ho voluto trasferire solo alcuni concetti e qualche utile suggerimento. Fanne tesoro, applicali alย tuo quotidianoย e ti assicuro che i benefici non tarderanno ad arrivare.
E’ tutto. Alla prossima!
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