Ho iniziato a gestire progetti piรน di dieci anni fa e, anche seย all’inizio utilizzavoย con poca disinvoltura gliย strumenti e leย tecniche di project management, ho sempre avutoย ben presente l’importanza di avere sotto controlloย le performance e la necessitร diย misurarne le evoluzioni grazie all’utilizzo di appositi indicatori.
E’ย per questo che, sin dai miei esordi, siaย daย responsabileย di progetto che da consulente e formatore aziendale ho sempre prestato molta attenzioneย nelย trasmettere aiย miei clienti l’importanza legata all’utilizzoย delle metriche di progetto.
L’importanza della “misura”
Diciamolo subito, le metriche non sono un argomento diย grande appeal, sai bene che nelle aziende (e probabilmente anche nella tua) si tende spesso a sottovalutare l’importanze della misura ed in generale รจ difficile trovare contesti dove รจ sufficientemente diffusa laย cultura del numero.
A tal proposito ti diceย qualcosa il nomeย Lord William Thomson Kelvin?
Lord William Thomson Kelvin fu un famoso matematico, ingegnere e fisico britannico, che contribuรฌ a sviluppare la seconda legge della termodinamica e fu l’inventore della scala di temperatura assoluta.
Al celebre scienziato รจ attribuita la frase:
Se non si puรฒ misurare qualcosa, non la siย puรฒย migliorare
Se non sei in grado diย “quantitativizzare” non puoi migliorare, non puoi gestire fenomeni complessi avendone il controllo.
Ma questo รจ un discorso di carattere generaleย che magari affronterรฒ in seguito.
Oggi voglio soffermarmi sull’utilizzo delle metricheย di progetto e sulla necessitร diย avere sotto controllo l’andamento delle principali variabili critiche (costi, tempi, qualitร , risorse, variazioni di scopo, ecc.). Alla fine di questo post, oltre a comprendereย l’importanza delleย metriche, avrai acquisito anche gli strumenti che ti consentirannoย la selezione degli indicatori che meglio rispondono alle necessitร del tuo progetto.
Cosa sono le metriche di progetto e perchรฉ sono importanti
Le metriche
In generale si usa il termine metrica per indicare una misura diretta o indiretta di un qualche attributo di una entitร di interesse.
Cosa vuol dire?
Vuol dire, ad esempio, che se le entitร in questione sono le risorse del progetto una metrica potrebbe essere la produttivitร (utilizzo delle risorse). Quindi quello che misuriamo รจ l’attributo (produttivitร ) non l’entitร in se (le risorse).
Le metriche di progetto
Nel caso particolare (di nostro interesse) utilizzeremo il termineย metriche di progettoย con riferimento all’insieme di indicatori utilizzato per avereย sotto controllo le principali entitร ย critiche. In assenza di questiย indicatori non avremmo alcun modo per conoscere lo stato di saluteย del progetto.
Perย ciascunaย metrica dovrร essere definito:
- lo scopo (perchรฉ la utilizziamo? perchรฉ รจ importante controllare l’evoluzione di quella specificaย variabile?)
- il riferimento oย baselineย (il termine di confronto per valutare gli scostamenti)
- il significato della misura (cosa vuol dire seย nel periodo di osservazione abbiamo registrato un piรน 10% di change request?)
- la metodologia di analisi (come otteniamo ed elaboriamo i dati)
- il meccanismo di reporting (come arrangiamo i risultati dell’osservazione in funzione dei destinatari)
Metriche standard vs metriche definite ad hoc
Solitamente le metriche di progetto includono una serie di indicatori standard, ma possono essere estese con ulterioriย indicatori definitiย ad hoc in base alla specifica natura del progetto (software, edilizia, marketing, ecc.).
A tal proposito รจ fondamentaleย stabilireย i criteri di selezione delle metriche onde evitare la costruzione di cruscotti (dashboard) pirotecnici, ma poco funzionali alle esigenze del progetto.
Io personalmente, prendendo spunto dalle diverse esperienze maturate negli anni, ho consolidatoย l’utilizzo dell’approccio AQSM – dall’ingleseย Ask the Questions first, then Selectย the Metrics –ย ossia la selezione degli indicatoriย รจ fatta inย risposta a specifiche domande relative alle grandezze che voglio controllare.
Credimi non รจ complicato come sembra.
Continua a leggere perchรฉ ti chiarirรฒ questo importantissimo concetto tra un po’.
Perchรฉ le metriche sono importanti?
L’utilizzo delle metriche consente di quantificare e rendereย oggettiva la valutazione delle performance di progetto.
Un project manager non avvezzo all’utilizzo delleย metriche si troverebbe a fronteggiare non pochi problemi, giusto per farti qualche esempio:
- difficoltร adย analizzare gliย scostamenti rispetto ai riferimenti inseriti nel piano di progettoย (le cosiddette baseline),
- insufficienza diย dati necessari alla selezione delleย azioni correttive,
- nessunย supporto alle decisioni,
- impossibilitร nelย valutare le prestazioni del team in modo oggettivo
- nessun tipo riferimentoย per risolvere le crisi e mitigare i rischi
- informazioni insufficientiย per generare report a beneficio del team e degli stakeholder
- nessuno strumento analiticoย per valutare il livello di soddisfazione dei clienti.
Ti devo ancora convincere riguardo all’importanza delle metriche di progetto?
Pensa a cosa accadrebbe se la valutazione delle performance fosse fatta in modo soggettivo e, peggio, fosse espressa nei soli termini qualitativi.
Te lo dico io: sarebbe un ย disastro!!
I performance meeting si trasformerebbero in inutili “riunioni fiume”, dove l’intervento di routineย sarebbe qualcosa del tipo:
“Siamo avanzati di un po’ rispetto al mese precedente … dai che va bene, anche seย potrebbe andare meglio!!”
Avanzati di un po’? Andare meglio? Scusa, ma meglio quanto? E rispetto a cosa?
Una gestione “a sensazioni” di questo tipo porta ad un unico risultato: ilย fallimento.
L’utilizzo delle metriche DEVE quindi essere parte del tuoย DNA professionale.
Numeri amico mio, numeri!
Anche perchรฉ, comeย affermava il folle matematico in Pacific Rim (video),ย “i numeri non mentono, politica e poesia, le promesse sono menzogne, i numeri sono la cosa piรน vicina alla calligrafia di Dio”
Come selezionare le metriche di progetto: l’approccio AQSM
“Si faccia una domanda e si dia una risposta” direbbe il buon Marzullo ed il concetto alla base dell’approccio AQSM รจ proprio questo.
Chiediti prima cosa vuoi controllare, poi seleziona la metrica di interesse.
La sequenza logica che devi seguire per selezionareย il set di indicatoriย piรน appropriato รจ la seguente:
- fissa gliย obiettivi della misura
- siiย in grado di articolare chiaramente le giuste domande in merito alle grandezze che vuoiย controllare
- pensa e decidi cosaย misurare per ottenere le risposte a tali domande
- organizzati al meglio per raccogliere i dati e per elaborarli nel modo opportuno.
Organizzare le metriche per specifiche “aree” del progetto: le categorie
Il processo di selezione risultaย semplificatoย se siย dispone di una struttura tale da poter organizzare le metriche inย categorie.
E’ chiaro che le metriche piรน importanti che selezionerai risponderanno ai quesiti chiave che afferisconoย agli specifici ambiti e/o aree di conoscenza del progetto.
Ad esempio, potremmoย articolare le nostre domande ponendo ilย focus sulle/sui:
- fasi del progetto
- rischi del progetto
- criteri di successo del progetto
- aree di conoscenza (PMBOK)
Alcuni esempi di domande che puoi porti sulle aree di conoscenza
Lo standard PMBOKยฎย presenta una strutturaย che si prestaย benissimo alla costruzione di un insieme di categorie per le metriche di progetto.
Ti riporto, a titolo di esempio,ย alcuneย domandeย chiave e le relative aree di conoscenza.
| COSTI | Il progetto rispetterร il budget? |
| TEMPO | Il progetto rispetterร la schedulazione? |
| AMBITO | Il progetto rilascerร ย deliverable in linea con la pianificazione dell’ambito?
Le richieste di variazione dell’ambito sono in linea con le aspettative? |
| QUALITA’ | Il cliente รจ soddisfatto?
I target di qualitร ย saranno raggiunti? |
| RISCHI | Siamo in grado di gestire anticipatamente gli eventi rischiosi di maggiore rilevanza per il progetto? |
| COMUNICAZIONE | Gli stakeholder stanno ricevendo le informazioni a loro necessarie?
I risultati e le performance di progetto sono riportate in modoย appropriato? |
| APPROVVIGIONAMENTI | Stiamo rispettando il piano di approvvigionamenti di beni e servizi? |
| RISORSE UMANE | Ci sono problemi significativi e ancora non risolti che riguardano le risorse umane?
Il numero di ore/lavoro speso ad oggi รจ in linea con il pianificato? |
Chiaramente questo รจย solo un semplice esempio.
A seconda delle tue esigenze le domande potrebbero essereย tante e potrebbero coinvolgere anche le aree di conoscenza che non ho inclusoย nell’esempio (gestione dell’integrazione e degli stakeholder di progetto).
La risposta “oggettiva” a ciascuna domanda comporterร ย l’individuazioneย di una o piรน metriche.
Tutto chiaro fin qui?
Continua a leggere perchรฉ adesso entriamo nel concreto, ti farรฒ alcuni esempi pratici di metriche e ti proporrรฒ un vero e proprio framework diย metriche che potrai utilizzare perย i tuoi progetti.
Un Framework di riferimento per le metriche di progetto
Vediamo ora quali sono le principali metriche legate alle aree di conoscenza e che possiamo utilizzare in risposta ai quesiti chiave.
Ti ricordo comunque che gli indicatori dipendono dal tipo di progetto e che, anche se tendenzialmente รจ possibile fare riferimentoย ad un set di metriche standard, ci sono casi in cui dovrai fare delle scelte ad hoc.
Ilย framework che ho messo a punto negli anni copre tutte tutte le aree di conoscenza, le fasi, i criteri di successo ed altro ancora. Per ragioni di sinteticitร , a seguireย ti riporterรฒ le metriche piรน importanti, relative ai costi, alla schedulazione, all’ambito e ai rischi.
Assorbile, comprendine appieno l’importanza e falle tue. Fatto questo le potrai utilizzareย fin da subitoย sui tuoi progetti a beneficio TUO, del team e dei tuoi stakeholder!!
Metriche relative ai COSTIย di progetto
Quali sono le domande piรน importanti relative alla gestione dei costi di progetto?
E per contro, quali sono le metriche piรน efficaci?
Nelle tabelle che seguono troverai le risposteย a queste domande.
| VARIAZIONI DEI COSTI RISPETTO AL PIANO | |
| DOMANDA | METRICA |
| Il progetto ha rispettato i target di costo nell’ultimo periodo di osservazione (periodo di reporting)? | CVp = PVp – ACp, dove CVp, PVp e ACp sono rispettivamente varianza di costo, ย costo pianificato e costo effettivamente sostenuto riferiti al periodo di osservazione.
ฮBp, ossia % sotto o sopra il budget riferita all’ultimo periodo di osservazione. |
| Alla data attuale, il progetto nel suo complesso rispetta i target? | CV = PV – AC, dove CV, PV e AC sono rispettivamente varianza di costo, ย costo pianificato e costo effettivamenteย alla data attuale.
ฮB, ossia % sotto o sopra il budget per il progetto alla data attuale. |
| Ci saranno variazioni relative al valore stimato per la realizzazione delle rimanenti attivitร necessarie al completamento del progetto? | ฮETC, ossia la variazione % dell’ETC (valore stimato per la realizzazione delle rimanenti attivitร necessarie al completamento del progetto) rispetto al piano. |
| Quando il progetto sarร finito i costi saranno in linea conย quanto previsto a piano? | EAC = AC + ETC, dove AC รจ il costo effettivamente sostenuto alla data corrente e ETC รจ il valore stimato (e revisionato al netto delle variazioni) per la realizzazione delle rimanenti attivitร necessarie al completamento del progetto. |
| MISURA DELL’EARNED VALUE | |
| DOMANDA | METRICA |
| Quanto abbiamoย programmato di spendere per i deliverableย (o lavoro sulle attivitร ) che abbiamo realmente prodotto fino ad oggi? | EV (Earned Value), ossia valore delle attivitร realizzate alla data corrente.Rappresenta il valore prodotto dal progetto, ossia il valore dei deliverableย rilasciati fino al momento della misurazione in seguito alle attivitร svolte. |
| Il lavoro svolto sulle attivitร alla data corrente รจ costato cosรฌ quanto pianificato? | CPI = EV/AC, dove CPI rappresenta il Cost Performance Index, EV l’Earned Value e ACย il costo effettivamente sostenuto alla data corrente.
CPI < 1, vuol dire che stai spendendo troppo rispetto a quello che produci. In altri termini, stai sforando il budget. CPI > 1, vuol dire che stai spendendo menoย di quanto previsto rispetto a quello che produci. In altri termini, sei sotto alย budget. CPI = 1, sei perfettamente in linea con le previsioni diย spesa. |
Metriche relative alla SCHEDULAZIONEย di progetto
Quali sono le domande piรน importanti relative alla gestione della schedulazioneย del progetto?
E per contro, quali sono le metriche piรน efficaci?
Focalizziamoci sulle milestone e sulla schedulazione.
| MILESTONE | |
| DOMANDA | METRICA |
| Le milestone di progetto sono state raggiunte nel rispetto della schedulazione? | ฮT, rappresenta i giorni di ritardo |
| Se no, quali attivitร sono affette dai ritardi? | Lista attivitร affette dal ritardo di schedulazione |
| SCHEDULAZIONE | |
| DOMANDA | METRICA |
| Il progetto rispetta la schedulazione alla data attuale? | SPI = EV/PV, ย dove SPI rappresenta lo Scheduleย Performance Index, EV l’Earned Value e PV il costo pianificato (in giorni) per realizzare le attivitร di progetto alla data corrente.SPI < 1, vuol dire che รจ stato prodotto meno lavoro rispetto a quanto pianificato. In altri termini, hai un ritardo di schedulazione.
SPI > 1, vuol dire che รจ stato prodotto piรนย lavoro rispetto a quanto pianificato. In altri termini, hai un anticipoย di schedulazione. SPI = 1, sei perfettamente in linea con le previsioni. |
Metriche relative all’AMBITO del progetto
Quali sono le domande piรน importanti relative all’ambito del progetto?
E per contro, quali sono le metriche piรน efficaci?
Focalizziamoci sulle richieste diย variazione (change request) e sui loro impattiย sulle altre grandezzeย fondamentali per il progetto.
| RICHIESTE DI VARIAZIONE | |
| DOMANDA | METRICA |
| L’ambito del progetto รจ gestito in modo efficace? | Numero di variazioni all’ambito non formalizzate in apposite CR (change request)
Numero di variazioni alla baseline, ossia variazioni legittime all’ambito, alla schedulazione, ai costi o alla qualitร formalmente approvate dallo sponsor |
| I prodotti (deliverable) sono gestiti in modo efficace? | Numeroย requisiti primari aggiunti o eliminati ai deliverableย che si sono verificati dopo laย fine della Fase di Pianificazione |
| IMPATTI DELLE RICHIESTE DI VARIAZIONE (CR) | |
| DOMANDA | METRICA |
| Le richieste di variazione all’ambito (CR) hanno causato significative variazioni ai costi di progetto? | ฮEAC, ossia variazione % dell’EAC causata dalle richieste diย variazione dell’ambito. Per calcolare ฮEAC basta confrontare il valore dell’EAC attuale con il ย valore di riferimento stimato alla fine della Fase di Pianificazione |
| Le richieste di variazione all’ambito (CR) hanno causato significative variazioni alla schedulazioneย di progetto? | ฮD, ossiaย variazione % della durata del progettoย causata dalle richieste diย variazione dell’ambito. Per calcolare ฮD basta confrontare la durataย attuale con il ย valore di riferimento stimatoย alla fine della Fase di Pianificazione |
| Le richieste di variazione all’ambito (CR) hannoย avuto impatti sulla stima del ROI del progetto? | ฮROI, variazione del ROI in conseguenza all’approvazione delle richieste di variazione dell’ambito. Il ROI attuale va confrontato con quello stimato in fase di redazione del Project Charter. Per la valutazione del ROI attuale bisogna considerareย il valore rettificato dell’EAC |
Metriche relative ai RISCHIย di progetto
Quali sono le domande piรน importanti relative aiย rischiย del progetto?
E per contro, quali sono le metriche piรน efficaci?
| RISCHI | |
| DOMANDA | METRICA |
| Per ilย progetto รจ stata fatta un’adeguata pianificazione dei rischi? | Numero di rischi rilevanti che sono stati identificati dopoย la fine della Fase di Pianificazione (ma che potevano essere identificati prima)
Numero di problematiche importanti (issue che hanno impattato la baseline della schedulazione o dei costi) non anticipate nel Registro dei Rischi |
| Il Registro dei Rischi รจ adeguato per il progetto? | Numeroย degli eventi rischiosi che si manifestano senza alcun warning
Numeroย degli eventi rischiosiย per i quali la strategia di risposta definita nel documento di pianificazione delle risposte ai rischi (Risk Response Plan) non รจ adeguata |
| Il team di progetto รจ pronto a fronteggiare in modo efficace ed efficiente eventuali carenze del Registro dei Rischi? | Impatto su costi e tempi dovuti alla ri-pianificazione dei rischi nel tempo |
Siamo ai saluti …
Prima di chiudere voglio ancora rimarcareย che quelli che ti ho riportato sono solo alcuni esempi di domandeย e metriche associate ad alcune aree di conoscenza. Non pensare assolutamente che non vi siano altre opzioni, anzi!
Ogni progetto รจ una storia a se, ed ogni volta dovrai sforzarti per capire quali sono i fenomeni da controllare e le metriche migliori da selezionare.
E’ comunque evidente che esiste un set di metriche standard che non puoi non includere nella tua personale dashboard.
Quelle che ti ho mostrato in questo post fanno sicuramente parte di quelle set.
E’ tutto.
Alla prossima!
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