Lo scope statement è un documento formale elaborato dal project manager, con il quale si definiscono in maniera dettagliata l’ambito del progetto e gli obiettivi da raggiungere.

Ricordiamo che definire l’ambito di progetto significa delinearne i limiti, le scadenze e i deliverable, ossia i prodotti attesi.

Per sviluppare lo scope statement, il project manager partirà dal documento di avvio del progetto (anche detto project charter), elaborato dallo sponsor di progetto.

Lo scope statement disciplinerà, dunque, cosa è e cosa non è incluso nel progetto. Per questo, è uno strumento di fondamentale valore per la pianificazione e l’esecuzione dell’intero progetto.

Una volta elaborato, sarà presentato agli stakeholder per l’approvazione ufficiale, in questo modo, il project manager ottiene il consenso rispetto all’approccio adottato.

Perché lo scope statement è così importante

La risposta è semplice: lo scope statement definisce il progetto.

Uno scope statement ben elaborato e dettagliato aiuterà il project manager nel condurre il progetto verso il successo. È un documento che supporta il project manager sia nella fase della pianificazione, sia nel corso dell’esecuzione del progetto. Durante la fase della pianificazione, lo scope statement rappresenta l’input per la creazione della WBS (Work Breakdown Structure). In fase di esecuzione, invece, è il faro che guida le attività del progetto, affinché siano rispettati i limiti definiti dall’ambito.

In sintesi, lo scope statement risponde a tre principali obiettivi:

1. Definire i confini del progetto.

Lo scope statement garantisce una comprensione comune dei confini del progetto e aiuta a gestire situazioni critiche, come nel caso del cosiddetto “scope creep”.

2. Assicurare una comprensione comune del progetto tra tutti gli stakeholder.

Promuovere la condivisione degli obiettivi del progetto permette di ridurre le probabilità che si verifichino incomprensioni e situazioni conflittuali, che potrebbero influire sulla buona riuscita del progetto.

3. Aiutare a gestire le richieste di modifica.

La descrizione dell’ambito contenuta nello scope statement, aiuta il project manager nel valutare le (eventuali) richieste di modifica mosse dalle parti interessate. In questi casi, la valutazione che il project manager dovrà compiere è semplice: se la richiesta di modifica non rientra nei limiti definiti nell’ambito di progetto, questa deve essere necessariamente respinta.

Come scrivere lo scope statement

La struttura dello scope statement ricalca quella del documento di avvio del progetto, ma a differenza di quest’ultimo, contiene una descrizione dettagliata dei seguenti aspetti:

• finalità aziendali
• obiettivi di progetto
• requisiti del prodotto finale
• deliverable e principali milestone di progetto
• vincoli (fisici, legislativi, ecc.) in quanto fonti di rischio
• tutto ciò che non è compreso nel progetto (in modo da far emergere eventuali obiezioni o idee che potrebbero portare a ridefinire o, magari, estendere i confini del progetto)
• principali criticità e eventuali azioni correttive da intraprendere

Analizziamo insieme i punti più rilevanti.

Le finalità aziendali del progetto

Sappiamo bene che, come primo obiettivo, un progetto deve essere coerente rispetto agli obiettivi aziendali e deve supportare il raggiungimento delle finalità organizzative. Per questo motivo, gli obiettivi aziendali di cui il progetto promuove la realizzazione, devono essere espressi nello scope statement.

Le motivazioni che spingono ad avviare un progetto possono essere diverse. Attraverso la realizzazione di un progetto, l’azienda potrebbe rispondere alla domanda di mercato, alla necessità di innovare prodotti o processi o, ancora, il progetto potrebbe supportare il raggiungimento di obiettivi di responsabilità sociale.

Tutte queste informazioni devono essere analizzate, descritte e quantificate all’interno del documento, in modo da definire il valore aziendale del progetto, i ritorni attesi e la priorità rispetto all’intero portfolio aziendale.

Gli obiettivi di progetto

Lo scope statement deve descrivere gli obiettivi di progetto, portando alla luce gli aspetti che ne motivano l’avvio. In altre parole, gli obiettivi descrivono perché i dirigenti hanno selezionato e finanziato quel progetto.

Gli obiettivi del progetto dovranno avere una serie di caratteristiche, descritte nell’acronimo SMART:

• Specific – l’obiettivo deve essere descritto in maniera chiara e precisa
• Measurable – agli obiettivi dovranno essere associate le relative metriche, che serviranno a comprendere se l’obiettivo è stato raggiunto
• Attainable- l’obiettivo deve essere realistico
• Relevant – l’obiettivo deve adattarsi al piano strategico dell’organizzazione
• Time-based – per ogni obiettivo dovrà essere fissata una data di realizzazione

Deliverable di progetto e milestone

Questa sezione dovrà essere articolata in modo tale da rispondere alle seguenti domande:

Che cosa sarà prodotto dal progetto e quali sono le sue caratteristiche principali? Il progetto soddisfa le necessità del cliente? 

Il project manager dovrà dettagliare i deliverable e le principali milestone.

Ti stai domandando cosa sia un deliverable?

Un deliverable è un output che:

• rientra nell’ambito del progetto
• è accettato dagli stakeholder, esterni e interni
• è il risultato di un lavoro deliberato
• ha un ruolo preciso nel realizzare l’obiettivo del progetto

Non necessariamente dobbiamo immaginare un deliverable come un qualcosa di massiccio e tangibile, esso può essere anche un semplice documento.

Ricorda: i deliverable, da soli, non sono l’obiettivo del progetto, ma tracciano il percorso per raggiungerlo.

Le milestone sono invece un modo per tenere traccia dei progressi e sono utili per scomporre in piccole parti un risultato finale complesso.

I vincoli

Un vincolo è una limitazione che influisce sulle prestazioni del progetto e può essere sia interno sia esterno. È importante che il team abbia una comprensione chiara dei vincoli già dall’inizio del progetto, per evitare di sviluppare una soluzione che non potrà essere implementata.

Possiamo ritrovare i vincoli del progetto all’interno del Project Charter, in caso contrario, il project manager può organizzare una sessione di brainstorming, in cui i partecipanti (sponsor del progetto e stakeholder) esaminano e chiariscono ogni vincolo.

Il lavoro non incluso nell’ambito

Un modo per chiarire l’ambito del progetto è descrivere tutto ciò che non è incluso nel progetto e che non ne rappresenta un obiettivo. Le esclusioni riducono i casi di scope creep, che causano ritardi e costi aggiuntivi.

L’accettazione formale del documento

Una volta creato il tuo scope statement, il passo finale è l’accettazione formale da parte degli stakeholder. Con la firma del documento, puoi avere la certezza che l’ambito è stato compreso dalle parti interessate e tutti sono focalizzati sul raggiungimento degli obiettivi condivisi.

Nella pratica, l’accettazione del documento avviene nel corso di una riunione a cui partecipano i principali stakeholder, i quali avranno ricevuto preventivamente una copia del documento. Nel corso della riunione, il project manager presenta il documento e si discutono eventuali richieste di integrazione o modifica. Una volta raggiunto l’accordo, il progetto può avere formalmente inizio.

Per approfondimenti, leggi anche: “Guida rapida per definire l’ambito del progetto”