Come si è evoluto negli anni il ciclo di vita del progetto

In termini generali, l’insieme delle fasi che attraversa un progetto, dalla valutazione di fattibilità al rilascio del risultato previsto, è detto ciclo di vita del progetto (project life cycle in inglese).

Il ciclo di vita del progetto ha subito nel corso degli anni modifiche e adattamenti.

L’emergere di nuove tecniche di project management (tra tutte Agile), l’innovazione apportata dalla tecnologia e le mutevoli condizioni di mercato hanno influenzato il ciclo di vita e innescato un’evoluzione dello stesso.

In questo articolo parlerò di come il ciclo di vita di progetto si è evoluto negli ultimi anni, partendo dall’approccio tradizionale ai più recenti approcci adattivi.

Iniziamo col comprendere perché un project manager dovrebbe conoscere più di un ciclo di vita di progetto.

Adattarsi al contesto di business e gestire il cambiamento

In un mondo ideale, un (annoiato) project manager lavorerebbe in modo molto schematico: congelamento delle specifiche, sviluppo del piano di progetto, avvio delle attività e consegna al committente del risultato del progetto perfettamente rispondente alle attese (con tanto di plauso da parte degli stakeholder).

Ma noi tutti sappiamo bene che lo scenario descritto è lontano anni luce da ciò che accade nella vita reale dove il project manager deve avere la capacità di adattarsi al contesto e gestire il cambiamento.

Le fasi del ciclo di vita del project management

Un progetto in genere è caratterizzato da un numero di fasi. Il numero delle fasi, il loro peso ed il livello di controllo richiesto per ciascuna di esse sono strettamente correlati alla natura del progetto, alla sua complessità e al particolare settore di business.

Le fasi del progetto sono generalmente di natura sequenziale, ma ci sono diversi casi in cui si possono avere relazioni sovrapposte. Le fasi e le relazioni insieme formano il ciclo di vita del project management.

In aggiunta, il ciclo di vita della gestione del progetto da adottare è spesso parte degli standard di gestione dei progetti delle organizzazioni. Non di rado, infatti, il project manager non ha voce in capitolo riguardo all’approccio da adottare, ma comprendere i diversi approcci e metodologie può aiutare ad adattarsi meglio ai cambiamenti.

Vediamo adesso i vari cicli di vita ed evidenziamone le caratteristiche salienti.

Il ciclo di vita Tradizionale

Questo ciclo di vita è noto anche come modello a cascata (waterfall). Il PMBOK® Guide si riferisce a questo metodo come “ciclo di vita predittivo”.

In questo tipo di modello, le fasi definite possono avere relazioni sequenziali o sovrapposte o anche una combinazione di entrambe. Il lavoro svolto in ciascuna fase è distinto dalla fase precedente o successiva. Questo tipo di approccio si adatta bene a piccoli progetti con una complessità minima ed in cui il risultato da consegnare dovrà avare caratteristiche ben note a priori.

(fonte https://www.imprendero.it/modello-a-cascata/)

Nel modello tradizionale i criteri di uscita di ciascuna fase devono essere soddisfatti prima di iniziare la fase successiva. C’è un alto livello di enfasi sulla documentazione e sulla relativa approvazione formale.

I principali vincoli nel seguire questo tipo di approccio o modello del ciclo di vita sono l’incapacità del modello di adattarsi ai cambiamenti senza comportare grandi rielaborazioni o soluzioni alternative. Questo è uno dei fattori primari che ha portato all’evoluzione di nuovi approcci meglio centrati sulla gestione del cambiamento.

Il ciclo di vita Iterativo

Questo approccio si è evoluto per superare i vincoli esistenti nell’approccio tradizionale, soprattutto laddove era necessario adattarsi ai cambiamenti.

In questo approccio, i processi in ciascuna fase vengono iterati fino a quando i criteri di uscita dalla fase non vengono soddisfatti.

(fonte https://www.brainybyte.it/il-ciclo-di-vita-del-software/)

Risulta chiaro che il ciclo iterativo non è altro che una serie di minicicli in cascata.

Può essere adottato per progetti meno complessi e piccoli in cui i risultati sono sufficientemente compresi. Consente un isolamento relativamente migliore ai cambiamenti rispetto all’approccio tradizionale.

Il ciclo di vita Incrementale

In questo tipo di approccio il prodotto viene sviluppato in una serie di fasi incrementali. L’approccio è di natura ciclica e ogni ciclo offre una funzionalità aggiuntiva.

Il processo viene ripetuto fino a quando i criteri di uscita per il prodotto o consegnabile non sono completamente soddisfatti. I progetti grandi e complessi traggono grande vantaggio dal seguire questo modello. Supporta la prototipazione e l’interazione con il cliente è piuttosto elevata nella fase di costruzione del progetto.

Il modello incrementale è molto più attrezzato per gestire il cambiamento.

(fonte http://databasemaster.it/modelli-sviluppo-processo-prescrittivo/)

Ogni funzionalità incrementale è verificata dal cliente e quindi il rischio relativo nella gestione di progetti grandi e complessi è sostanzialmente ridotto.

D’altra parte, c’è la concreta possibilità che funzionalità non realmente richieste finiscano per essere integrate nel risultato finale (con rischio di sforamento del budget).

Il ciclo di vita Adattivo

Questi metodi sono noti anche come metodi basati sul cambiamento o Agile.

Questo approccio al project management è una combinazione di entrambi i modelli iterativo e incrementale. Le iterazioni sono molto rapide e limitate nel tempo.

Nel ciclo di vita adattivo, il coinvolgimento del cliente è la chiave per progetti di successo.

(fonte https://www.etlforma.com/education/AgileMethodologies)

Il cliente e lo sponsor fanno parte del team di delivery. A volte negli approcci Agile, le fasi potrebbero non essere chiaramente definite. Si basa molto sul feedback dei clienti e sulla capacità del team di lavorare rapidamente sul feedback e incorporarlo nel progetto. Comunicazione e collaborazione sono di fondamentale importanza nell’attuazione di progetti che impiegano le metodologie Agile.

Un approccio Agile è adatto a progetti complessi in cui i requisiti non sono assolutamente chiari, ma è possibile definire requisiti incrementali.

Alcune delle principali sfide nell’adozione dell’approccio Agile sono i livelli elevati di coinvolgimento del cliente (che potrebbero non essere sempre possibili o pratici).

Conclusioni

I cicli di vita della gestione dei progetti si sono quindi evoluti dalla necessità di fornire nuovi approcci a garanzia del successo.

I progetti si svolgono in contesti di business variegati e le condizioni, esogene ed endogene, cambiano di caso in caso. Al project manager, ed in generale al team di progetto, è richiesta la capacità di adattarsi al contesto e di utilizzare il ciclo di vita più consono.

Il Project Management Institute, PMI®, ha svolto un ruolo significativo nel sostenere lo sviluppo delle diverse metodologie del ciclo di vita del project management. Questa è la ragione principale per la quale il Project Management Body of Knowledge è regolarmente aggiornato.