La capacità di destreggiarsi tra difficoltà e pressioni crescenti è una delle tante qualità richieste ad un project manager.

Nella maggior parte dei casi, i problemi con cui un project manager è quotidianamente chiamato a fare i conti, si risolvono in decisioni ed azioni che riguardano tre elementi fondamentali del progetto quali tempo, costi e ambito.

Sebbene sia un compito arduo, se non esistessero queste difficoltà e tempi, costi e ambito non fossero reciprocamente vincolati, allora la figura professionale del project manager sarebbe svuotata di ruolo e risulterebbe inutile.

La combinazione di questi tre elementi e l’impatto che producono sulla qualità del progetto e dei deliverable, è chiamato triangolo dei vincoli di progetto.

Il triangolo dei vincoli, chiamato anche “triangolo di gestione del progetto” o “triangolo di ferro”, è una rappresentazione grafica della relazione che esiste tra l’ambito del progetto, i tempi e i vincoli di budget.

Leggi: Guida rapida per definire l’ambito del progetto

Qual è lo scenario che si vuole evitare?

Sulla base di un ambito di progetto definito, il project manager crea un calendario con una data di chiusura prevista entro cui il team di progetto produrrà il deliverable finale. Da questo programma, il project manager calcola il costo delle risorse e le altre spese necessarie, quindi arriva a definire l’equivalente budget totale del progetto, di cui chiederà l’approvazione allo sponsor.

Immaginiamo che, man mano che il progetto procede, l’ambito si espande a causa di uno scope creep. Questa modifica dell’ambito influisce sulla pianificazione e si materializza il rischio di non riuscire a rispettare la data di chiusura prevista.

Per evitare tale ipotesi, il team di progetto avrà bisogno di risorse aggiuntive da impiegare, che a loro volta, influenzeranno il costo e faranno inevitabilmente superare il budget previsto.

In questo articolo vediamo quali strategie applicare per evitare il verificarsi di situazioni simili.

I tre vincoli

Come abbiamo già anticipato, ogni progetto si caratterizza per la presenza di tre elementi fondamentali, che ne determinano la qualità:

• ambito
• tempo
• costo

Questi tre vincoli (o variabili) sono tra loro interdipendenti e definiscono i limiti entro i quali è possibile muoversi per gestire un progetto. La loro rappresentazione grafica definisce il triangolo del project management, in cui ogni lato rappresenta un vincolo.

Qualsiasi project manager che abbia sperimentato la frustrazione di cercare di garantire la produttività del proprio team con un budget insufficiente, con poco tempo a disposizione e un ambito eccessivamente ampio, si è trovato a dover gestire il triangolo dei vincoli di progetto.

Quanto più piccola è l’azienda, tanto maggiore è l’impatto che un progetto fallito ha sull’intera organizzazione. Motivo per cui, la capacità di saper padroneggiare i vincoli, unita ad una buona conoscenza delle tecniche di project management è cruciale, in particolare per le PMI.

Analizziamo quindi in dettaglio i tre vincoli del triangolo di gestione del progetto, la relazione che li lega e le strategie che il project manager può mettere in campo per garantire l’equilibrio del triangolo e assicurare il successo del progetto.

L’ambito

L’ambito definisce ciò che fa parte del progetto, l’obiettivo, i confini e il lavoro necessario per raggiungere il risultato finale, sia esso un prodotto o un servizio. L’estensione dell’ambito rende imperfetto il triangolo e il progetto si concluderà con un esito diverso rispetto al piano iniziale. Ciò può significare che, senza adeguamenti compensativi, il progetto mancherà le sue scadenze o supererà il budget.

Il tempo

Il vincolo di tempo non è altro che il programma che gli stakeholder hanno concordato. È il tempo totale e stimato, necessario al team di progetto per completare tutti i compiti e fornire il risultato finale (deliverable del progetto).

Quando si verificano ritardi imprevisti durante l’esecuzione del progetto, il programma originale si estende e le scadenze stabilite potrebbero non essere rispettate. Per mantenere inalterato il programma, il team di progetto potrebbe dover rimuovere alcuni elementi nell’ambito oppure richiedere un budget aggiuntivo per impiegare un numero maggiore di risorse rispetto a quelle inizialmente previste.

II costo

Il costo del progetto è la quantità totale di denaro necessaria per completarlo. Include gli stipendi per i dipendenti, i costi per le attrezzature, gli strumenti, l’uso degli uffici e altre risorse. Aggiungere nuovi membri a un team o aumentare il tempo necessario per completare un progetto può avere un impatto sui costi. Affinché un progetto sia concluso con successo, il totale dei costi sostenuti deve sempre essere inferiore al valore generato.

Leggi: La gestione dei costi di progetto

L’equilibrio del triangolo dei vincoli di progetto

Nessuna variabile del triangolo dei vincoli di progetto può essere modificata senza sacrificare le altre due. È compito del project manager trovare un equilibrio tra tutti e tre gli aspetti per garantire il rispetto del budget e della scadenza del progetto, soddisfando allo stesso tempo i requisiti dell’ambito.

Fonte: asana.com

Il triangolo illustra perfettamente la relazione esistente tra le tre variabili: se una viene modificata, è necessario modificare anche le altre due per mantenere collegati i punti del triangolo. Se, invece, un punto viene spostato senza modificare una o entrambe le altre variabili, ne risentirà la qualità del progetto.

La relazione che lega l’ambito alle variabili tempo e costo è direttamente proporzionale: quando l’ambito si amplia, è necessario aumentare anche il tempo e il budget necessari per affrontare un progetto più grande.

La relazione che lega le variabili tempo e costo è invece inversamente proporzionale. I due elementi si muovono in direzioni opposte: qualora sia necessario ridurre i costi, è inevitabile prolungare le scadenze, ma se improvvisamente il tempo non basta, dovrai aumentare il budget per gestire scadenze più brevi.

Il triangolo dei vincoli di progetto è un concetto utile per i project manager per i seguenti motivi:

• aiuta a comprendere le relazioni tra i vincoli
• può contribuire a mitigare i rischi
• può chiarire le priorità del progetto

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