Durante il ciclo di vita di un progetto, si imparano lezioni e si scoprono opportunità di miglioramento.

Il metodo delle lesson learned è la componente principale di una cultura organizzativa orientata al miglioramento continuo e ad una gestione adattiva.

Catturare le lezioni apprese è prima una mentalità, un atteggiamento che riconosce un prezioso potenziale nell’esistenza di uno stato di memoria; ed è poi un comportamento, poiché l’obiettivo è imparare dai fallimenti passati per scongiurare situazioni simili e per massimizzare l’apprendimento al fine di implementare buoni processi e pratiche, utili a completare il lavoro esistente e futuro.

Cosa sono le lesson learned

Le lesson learned (lezioni apprese) sono informazioni documentate che riflettono le esperienze positive e negative acquisite partecipando a un progetto e completandolo. Rappresentano l’impegno dell’organizzazione ad assumere un comportamento sempre più orientato alla soluzione, sfruttando l’opportunità di imparare dalle esperienze proprie e degli altri.

Lo scopo di documentare e applicare le lezioni apprese è quello di realizzare uno strumento per incoraggiare e guidare il miglioramento delle future pratiche impiegate nella gestione dei progetti.

Il processo delle lesson learned nella gestione dei progetti

Il Project Management Institute (PMI)^® delinea il suo “Lessons Learned Process in Project Management”, caratterizzato da cinque step.

1. Identificare

Identificare gli elementi da cui si può imparare. La fase consiste nel compiere un’indagine di progetto che può coinvolgere tutti i membri dell’organizzazione gerarchica del team. Ogni partecipante può contribuire a formare il giudizio su cosa è andato bene, cosa non è andato bene e cosa ha portato risultati inferiori rispetto a quelli desiderati.

2. Documentare

Documentare e creare un report dettagliato dei dati catturati nella fase precedente permette di delineare una visione globale del processo di implementazione delle lezioni apprese e di identificare i punti di forza e i punti di debolezza del progetto.

Il rapporto così dettagliato, può essere allegato alla documentazione del progetto, affinché sia reso disponibile nel caso in cui il management abbia necessità di visionarlo.

3. Analizzare

Analizzare le lezioni apprese è una verifica dell’applicabilità dei risultati raccolti. Consiste nell’elaborazione del dato grezzo affinché apporti un valore aggiunto, dunque possa fornire all’impresa informazioni utili per imparare dall’esperienza e migliorare.

4. Memorizzare

Questa fase consiste nell’organizzare e archiviare i rapporti elaborati. Solitamente l’archiviazione avviene su un’unità condivisa o nel cloud storage, per rendere le relazioni delle lesson learned disponibili a tutte le parti interessate.

5. Recuperare

Usare parole chiave quando si archiviano i report rende più facile la ricerca successiva. Le parole chiave sono precedentemente identificate secondo un metodo di filtraggio delle informazioni.

Quando applicare il metodo delle lesson learned

È chiara l’importanza di raccogliere le lezioni apprese alla fine di un progetto, ma può essere vantaggioso raccogliere input anche durante l’esecuzione del progetto.

Infatti, l’apprendimento non avviene solo alla fine di un progetto ma le lezioni possono essere identificate in qualsiasi momento. Aspettare il completamento del ciclo di vita del progetto può comportare il rischio di tralasciare alcune lezioni che potrebbero essere utili al miglioramento, nonché il rischio di perdere il contributo di coloro i quali non partecipano a tutte le fasi del progetto.

Conclusioni

La documentazione delle lezioni apprese fornisce un’opportunità ai membri del team e/o ai partner per discutere dei successi, dei risultati non intenzionali e sviluppare le raccomandazioni per progetti futuri simili. Il processo delle lezioni apprese assicura che le informazioni utili siano prese in considerazione.

È una visione ottimistica e allo stesso tempo pragmatica del senno di poi, che assicura la capacità di saper intervenire in futuro con tempismo, ricercando nella propria storia e in quella degli altri il lato positivo del fallimento, aprendo nuovi orizzonti oltre i successi passati.

Il processo di apprendimento delle lesson learned è anche un momento di team building poiché il confronto, la collaborazione e la condivisione favoriscono lo spirito di squadra, quindi l’ingranaggio di avanzamento.