Il PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge) è una guida pubblicata dal Project Management Institute (PMI), un’organizzazione internazionale che si occupa di standardizzare le pratiche di gestione dei progetti. Elaborato da volontari esperti della materia, il documento raccoglie conoscenze e best practice del settore. Per questo, il PMBOK è uno strumento indispensabile per chiunque voglia approfondire le proprie conoscenze nel campo del project management e migliorare la propria capacità di gestire i progetti con successo.

Il gruppo di lavoro autore della settima edizione, ha elaborato la Guida seguendo quattro obiettivi chiave:

• confermare e migliorare la credibilità e la pertinenza del documento;
• migliorarne la leggibilità (la settima edizione della Guida risulta molto più snella rispetto all’edizione precedente);
• recepire le esigenze informative degli stakeholder e fornire strumenti validi per l’applicazione pratica del project management;
• riconoscere la validità della struttura e dei contenuti delle precedenti edizioni.

Dalla prima pubblicazione, datata 1987, in ogni edizione si rintracciano elementi di novità rispetto alle edizioni precedenti, ma i cambiamenti introdotti con la settima edizione pubblicata nel 2021, sono molto più impattanti di quanto si sia visto in passato.

Perché il PMBOK Guide Settima edizione introduce cambiamenti così radicali nella disciplina?

Le nuove tecnologie hanno prodotto impatti su tutte le professioni, modificando il modo di lavorare. L’evoluzione non ha escluso le professioni del mondo del project management e la settima edizione del PMBOK non poteva ignorare tale cambiamento.

La prima grande novità riguarda il passaggio dai processi ai principi di project management. Sin dal 1987 lo Standard per il Project Management è stato sempre basato su un insieme di processi aziendali. Il motivo principale per cui assistiamo ad un cambio nell’impostazione di base del documento, è che gli standard basati sui processi sono per loro natura prescrittivi, una caratteristica che difficilmente si sposa con il bisogno di flessibilità richiesto dagli attuali contesti aziendali.

I principi di project management

Sono 12 i principi di project management descritti nel documento, definiti per guidare le azioni e i comportamenti dei professionisti nella gestione dei progetti, in maniera indipendente rispetto all’approccio di sviluppo.

Nonostante l’introduzione dei 12 principi, potresti comunque ritenere che un approccio basato sui processi sia il modo migliore per ottenere risultati di valore per il tuo progetto.

Parleremo approfonditamente dei 12 principi in un articolo dedicato.

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Fonte: Project Management Institute.

In questo articolo vogliamo piuttosto focalizzarci su un’altra novità introdotta con la versione 7 del PMBOK Guide, ossia il passaggio dalle aree di conoscenza ai domini prestazionali.

Relazione tra principi di gestione del progetto e domini di prestazione del progetto. PMBOK Guide settima edizione.

Di seguito ti riportiamo una definizione di “aree di conoscenza” ma, prima di proseguire, se vuoi saperne di più sui processi e sulle aree di conoscenza, ti consigliamo di leggere questo articolo di approfondimento.

Le aree di conoscenza riguardano l’insieme delle conoscenze e delle competenze necessarie per assolvere un insieme di specifiche finalità.

Introduciamo ora il concetto di “dominio prestazionale”.

Un dominio prestazionale è un gruppo di attività correlate che sono considerate critiche per l’efficace consegna dei risultati del progetto.

I modi in cui i domini prestazionali sono legati tra loro sono diversi per ogni progetto ma, indipendentemente da questo, restano aree di interesse interattive, connesse e interdipendenti.

I domini prestazionali di progetto sono 8:

1. stakeholder;
2. gruppo;
3. approccio allo sviluppo e ciclo di vita;
4. pianificazione;
5. lavoro di progetto;
6. rilascio;
7. misurazione;
8. incertezza.

Le attività svolte in ciascun dominio prestazionale sono determinate dal contesto specifico dell’organizzazione perché, ricordiamolo, l’obiettivo della settima edizione è quello di fornire un certo grado di flessibilità nell’applicazione pratica dei concetti teorici.

Analizziamo ora singolarmente gli 8 domini prestazionali.

1. Dominio prestazionale degli stakeholder

Gli stakeholder sono tutti colori che hanno un interesse nel progetto e possono influenzarne il successo o il fallimento. Coinvolgendo attivamente gli stakeholder fin dalle prime fasi, si possono allineare le aspettative e ridurre i conflitti, a beneficio dell’intero progetto.

L’obiettivo di questo dominio prestazionale è proprio quello di costruire e mantenere una relazione produttiva con gli stakeholder, basata sulla condivisione degli obiettivi del progetto.

2. Dominio prestazionale del gruppo

Il gruppo di progetto è l’insieme delle persone che lavorano al progetto al fine di raggiungerne gli obiettivi. Ne è quindi incluso anche il project manager. L’obiettivo in questo caso è quello di creare, grazie all’esercizio della leadership e alla definizione di una cultura condivisa, un gruppo dalle alte prestazioni.

Sono diversi i fattori che contribuiscono alla formazione di un gruppo di lavoro coeso e performante, alcuni di questi:

• comunicazione aperta;
• comprensione condivisa;
• fiducia;
• collaborazione;
• adattabilità;
• resilienza;
• responsabilizzazione;
• riconoscimento per il lavoro svolto.

3. Dominio prestazionale dell’approccio allo sviluppo e del ciclo di vita

In questo dominio prestazionale il focus è sul ciclo di vita del progetto, le cui fasi devono facilitare il rilascio di valore.

Si affrontano anche i vari approcci allo sviluppo, quali quello predittivo, ibrido ed adattivo. L’approccio allo sviluppo deve essere scelto tenendo conto delle caratteristiche del prodotto, servizio o risultato (come ad esempio il livello di innovazione e la certezza dei requisiti), le peculiarità del progetto (chi sono gli stakeholder, quali sono i vincoli alla schedulazione) e la struttura e le dimensioni dell’organizzazione.

4. Dominio prestazionale di pianificazione

Esso rappresenta l’insieme di attività e processi volti a definire il modo in cui il progetto verrà eseguito.

Una buona gestione del dominio prestazionale di pianificazione permette al progetto di progredire in modo organizzato.

Anche in questo dominio, la parola d’ordine è: adattabilità. Non esiste un tempo fisso da dedicare alle attività di pianificazione, né un piano immutabile da seguire, tutto deve essere gestito in base alle esigenze e tenendo conto di condizioni emergenti e mutevoli.

5. Dominio prestazionale del lavoro di progetto

Il lavoro di progetto è associato alla definizione dei processi e all’esecuzione del lavoro. Anche in questo caso, è concessa una “personalizzazione dei processi” per ottimizzare il lavoro in base alle esigenze del progetto.

Un’esecuzione efficace del dominio del lavoro di progetto ha come risultati:

• buone prestazioni;
• processi adeguati al progetto e al contesto;
• buona comunicazione con gli stakeholder;
• gestione ottimale delle risorse fisiche;
• gestione efficace degli approvvigionamenti;
• miglioramento e apprendimento continuo.

6. Dominio prestazionale di rilascio

Il dominio prestazionale di rilascio si concentra sul completamento finale del progetto e sulla consegna dei risultati attesi.

Il rilascio di un progetto non si limita alla semplice consegna dei risultati. È un processo che richiede un’attenta pianificazione e esecuzione per garantire che:

• i risultati soddisfino le esigenze del cliente, verificando che i prodotti o servizi consegnati corrispondano ai requisiti iniziali;
• il progetto venga chiuso correttamente, completando tutte le attività di chiusura, come la documentazione finale, il trasferimento delle conoscenze e la valutazione del progetto;
• il valore previsto venga realizzato, assicurandosi che i risultati del progetto contribuiscano agli obiettivi strategici dell’organizzazione.

7. Dominio prestazionale di misurazione

In questo dominio ritroviamo tutte le attività e le funzioni relative alla valutazione delle prestazioni del progetto, inclusa l’implementazione di risposte appropriate per mantenere prestazioni ottimali.

In pratica, in questo dominio, si valuta se quanto svolto nel dominio prestazionale di rilascio, soddisfa le metriche definite nel dominio prestazionale di pianificazione. Questo appena descritto è un tipico esempio di come i domini siano tra loro interconnessi.

Per un approfondimento, ti consigliamo di leggere l’articolo: “Earned Value Management: scenari e alternative”.

8. Dominio prestazionale di incertezza

L’ultimo dominio prestazionale descritto nel PMBOK Guide settima edizione, fa riferimento alla gestione del rischio e dell’incertezza.

Sebbene i due termini possano essere intesi come sinonimi, in realtà fanno riferimento a due concetti differenti, che richiedono approcci specifici.

Secondo la definizione contenuta nel PMBOK Guide:

Il rischio è un evento o condizione incerta che, se si dovesse verificare, avrebbe un effetto negativo o positivo su uno o più obiettivi di progetto.

L’incertezza è la mancanza di comprensione e consapevolezza riguardo a questioni, eventi, percorsi da intraprendere o soluzioni da perseguire.

Rischi e incertezze sono parte integrante di qualsiasi progetto, per questo l’obiettivo del dominio prestazionale di incertezza è quello di avere consapevolezza dell’ambiente in cui si svolge il progetto ed essere in grado di anticipare minacce e opportunità.

Ora che hai una conoscenza più approfondita dei domini prestazionali, è bene che tu sappia che questa nuova impostazione del PMBOK non smentisce la validità delle aree di conoscenza, definite nelle edizioni precedenti della Guida. Lo dimostra il fatto che ne ritroviamo influenze all’interno dei domini delle prestazioni di progetto.

Se ti stai preparando all’esame di certificazione PMP, non puoi perderti il nostro articolo “PMBOK Guide e l’esame per la certificazione PMP”.

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